Une communauté fermée limite l'accès au contenu aux membres approuvés par un admin. Gérer les candidatures est donc clé pour le fonctionnement de ce type de communauté.
Prérequis
Avant de commencer, assure-toi d'avoir :
- Une équipe disponible (interne ou externe) pour traiter régulièrement les candidatures
- Une Visitor Landing Page configurée (page d'accueil et de candidature)
- Un formulaire d'inscription avec Custom Fields configurés pour collecter les informations nécessaires à la qualification des candidats
La landing page et le formulaire d'inscription sont configurés avec Skeepers, avant le lancement.
Il est possible de passer d'une communauté ouverte à une communauté fermée après le lancement, mais cela nécessite une migration technique manuelle. Cette opération doit être validée avec Skeepers.
Fonctionnement général
Dans une communauté fermée, tout utilisateur non approuvé atterrit sur la landing page personnalisée (que tu peux consulter dans Configuration > Visitor Landing Page). Il ne peut pas accéder au contenu de la communauté tant que son inscription n'a pas été acceptée par un admin.
Le flux d'inscription est donc différent que pour une communauté ouverte. Voici le parcours du candidat :
- Le candidat reçoit un e-mail d'invitation ou accède au lien de la communauté
- Il arrive sur la landing page et clique pour s'inscrire
- Il remplit le formulaire d'inscription
- Son profil apparaît dans la liste des candidats du back-office (dans Settings > Platform applications)
Ce fonctionnement est particulièrement adapté aux communautés d'influenceurs, mais peut être utilisé pour tout type de communauté pour contrôler l'accès et la qualité des membres.
Traiter les candidatures
Dans Settings > Platform applications, tu pourras utiliser les onglets suivants :
Ici, tu verras la liste de toutes les candidatures qui doivent être traitées. Pour chaque candidat, tu auras accès aux informations suivantes :
- Informations générales (Id, pseudo, adresse e-mail, date de candidature)
- Performances sur les réseaux sociaux liés (Instagram et/ou TikTok et/ou YouTube)
- Réponses aux champs personnalisés du formulaire d'inscription (par exemple : Qu'est-ce qui te motive à rejoindre notre communauté ?)
Tu pourras réaliser les actions suivantes dans la colonne Actions :
Refuser un candidat : il recevra un e-mail l'informant de ton refus. Sa candidature sera supprimée et il ne pourra plus demander à être inscrit pendant 3 ans.
Placer un candidat en liste d'attente : il recevra un e-mail l'informant de cette décision. Il pourra toujours accéder à la landing page, modifier ses informations ou supprimer sa candidature.
Accepter un candidat : il recevra un e-mail l'informant de son approbation. Il pourra alors dès cet instant accéder à la communauté et son contenu.
Dans ta liste d'attente, tu verras toutes les candidatures qui ont été placées en attente.
Tu pourras alors accéder aux mêmes informations, mais seulement pour les candidats qui ont fait l'objet de ce premier tri en étant placés en liste d'attente.
Tu pourras réaliser les actions suivantes dans la colonne Actions :
Le refus dure un certain temps. Si un candidat pourrait potentiellement correspondre à tes critères dans le futur, nous te recommandons de privilégier la liste d'attente plutôt que le refus.
Dans l'onglet Incomplete, tu verras toutes les candidatures incomplètes.
Tu pourras alors accéder aux mêmes informations, mais seulement pour les candidats qui n'ont pas terminé de compléter leur candidatures. Ils peuvent modifier leur candidature et ajouter les informations nécessaires.
Tu pourras seulement réaliser cette action dans la colonne Actions :
Gérer les candidatures en masse
Si tu utilises des outils externes (un CRM par exemple) pour qualifier tes candidats ou si tu souhaites gagner du temps, tu peux réaliser les actions en masse.
Utilisation d'un outil externe
Pour faciliter la qualification des candidats avec un outil externe, tu peux :
- Exporter la liste des candidats depuis le back office en cliquant sur Download CSV
- Analyser ou trier les profils avec tes outils externes
- Consolider tes décisions dans un fichier CSV contenant une colonne ID (identifiant utilisateur de la communauté)
- Importer ton fichier CSV en cliquant sur Import list. Tu devras choisir le statut correspondant aux utilisateurs que tu importes : liste d'attente, refusé ou approuvé.
Tu dois créer un fichier CSV distinct par statut (liste d'attente, refusé, approuvé).
Lors de l'import, les utilisateurs suivants sont ignorés :
- Utilisateurs non inscrits sur la communauté
- Membres déjà acceptés
- Candidats déjà refusés
Actions en masse sans outil externe
Tu peux cocher Select all pour appliquer la même action à tous les candidats présents dans l'onglet To review. Cela peut être utile si tu as déjà approuvé les candidatures qui répondent à tes critères et que tu souhaites refuser toutes les autres candidatures restantes.