Les permissions et rôles déterminent qui peut effectuer (ou non) des actions spécifiques au sein de la communauté.
Il est important de noter que le Customer Success Manager (CSM) s'occupe de mettre en place les permissions et rôles, généralement en collaboration avec tes équipes.
Définitions
Quelle est la différence entre une permission et un rôle ? Quelles sont leurs spécificités ?
Une permission détermine ce qu'un utilisateur peut voir, faire ou gérer sur la communauté.
Chaque permission a un état par défaut, qu'il est important de connaître avant de vouloir la modifier :
- Personne n'a la permission : Par exemple, ici, par défaut, personne n'est autorisé à bannir un utilisateur. Tu devras déterminer qui a accès à cette fonctionnalité, comme un modérateur.
- Un groupe d'utilisateurs (ce qui peut inclure tout le monde) a la permission par défaut : Ici, tout le monde (tant ton équipe que les membres) est autorisé à commenter les publications.
Un rôle, c'est un pack de permissions que l'on peut attribuer à un utilisateur. Les rôles sont notamment utiles pour définir des rôles spécifiques (Admin, Community Manager, Modérateur,...). Il y a deux façons d'assigner un rôle :
- Rôle attribuable manuellement : Par exemple, si une nouvelle personne rejoint ton équipe, tu devras lui attribuer des droits d'admin. C'est possible en cliquant sur Give this role to a user.
- Rôle pouvant être demandé : Par exemple, si tu veux que les membres très engagés puissent demander à devenir modérateurs, tu peux rendre le rôle accessible sur candidature, puis accepter ou refuser de l'attribuer.
Gérer les permissions
Dans Configuration > Permissions & Roles > Permissions, tu peux :
- Rechercher une permission spécifique dans la barre de recherche
- Modifier ou supprimer une configuration de permission grâce aux boutons Edit ou Delete
- Ajouter une configuration de permission en cliquant sur Add
Créer une configuration de permission
Une configuration de permission est utile pour personnaliser ou délimiter plus précisément l'accès à celle-ci. Tu peux en créer autant que souhaité, en cliquant sur le bouton Add à côté de la permission choisie.
Voici les éléments configurables :
- Name : Différencie la configuration avec un nom clair
- Grant or deny : Choisis de configurer une attribution (grant) ou un refus (deny) de permission
- Targeting a role or status : Choisis un rôle ou statut pour appliquer la configuration à un segment spécifique
- Targeting one channel or all channels : Choisis un channel pour appliquer la configuration à un endroit spécifique
Si tu ne choisis pas de rôle ou statut, tu pourras définir une ou plusieurs conditions d'obtention de la permission. La liste des conditions est la même que pour les missions (ex : les membres ayant posté X fois peuvent déverrouiller la permission).
Par exemple ici, on crée une configuration spécifique de la permission "Access activity in profile".
Cette configuration permettra d'empêcher les visiteurs (personnes non-connectées à la communauté) d'accéder à l'activité des membres de la communauté à partir de leur profil, peu importe dans quel channel le visiteur se trouve.
Modifier une permission
Tu peux modifier le nom et/ou les conditions d'une permission déjà existante en cliquant sur Edit. Il n'est pas possible de modifier les chaînes, rôles, ou statuts associés.
Supprimer une permission
Tu peux supprimer une permission en cliquant sur Delete. Attention, si tu la supprimes, la configuration associée est perdue. Tu peux cependant la recréer si c'était une erreur.
Gérer les rôles
Dans Configuration > Permissions & Roles > Roles, tu peux :
- Modifier ou supprimer un rôle grâce aux boutons Edit ou Delete
- Ajouter un rôle en cliquant sur + Add a role
- Consulter la liste des utilisateurs ayant un rôle spécifique en cliquant sur Users with this role
- Attribuer un rôle à un utilisateur en cliquant sur Give this role to a user
Créer un rôle
Tu peux créer un rôle en cliquant sur le bouton + Add a role. Voici les éléments configurables :
- Name : Différencie le rôle avec un nom clair
- Icon image (optionnal) : Image associée au rôle qui s'affichera à côté du nom d'utilisateur
- Description : Précise à quoi sert ce rôle. La description ne s'affiche que dans l'e-mail.
- Role is requestable : Si cette option est activée
, les utilisateurs pourront demander à obtenir ce rôle depuis leur profil. Dans ce cas, l'option suivante doit être désactivée
, sinon les utilisateurs ne verront pas le rôle.
- Role is hidden on profile : Si cette option est activée
- Owners are featured : Si cette option est activée
- Conditions : Tu peux ajouter des conditions pour attribuer automatiquement le rôle (sauf s'il peut être demandé).
- Permissions : Choisis les permissions auxquelles ce rôle donne accès.
Postuler pour des rôles "Requestable"
Pour permettre aux utilisateurs de postuler à un rôle, le toggle "Role is hidden on profile" doit être désactivé
Les utilisateurs peuvent postuler à des rôles directement depuis leur profil si les rôles sont marqués comme requestables.
Créer un canal de demande de rôle
Tu peux créer un canal où les utilisateurs peuvent demander des rôles spécifiques pour obtenir l'accès. Voici comment le configurer :
- Va dans l'onglet "Config"
- Accède à "Permissions & Roles"
- Clique sur l'onglet "Roles", puis sélectionne "+ Add a Role"
- Remplis les champs requis
- Désactive le toggle pour "Role is Hidden on Profile"
- Active le toggle pour "Role is Requestable"
- Clique sur "Add a Permission"
- Sous Permission Type, sélectionne "Access to Channel" dans le menu déroulant
- Pour "Permission or Deny?", choisis "Permission"
- Dans le champ suivant, sélectionne le canal spécifique que tu veux restreindre.
Lorsque les utilisateurs voient le channel dans le menu, il peut être visible ou limité
Une fois la demande de rôle d’un utilisateur approuvée, il aura accès au channel.
Attribuer un rôle à un utilisateur
Une fois le rôle créé, il est possible de l'attribuer aux utilisateurs manuellement ou en approuvant la demande si cette option est choisie.
Manuellement
Pour ce faire, clique sur "Give the role to a user".
Pour l'instant, il existe deux options pour trouver un utilisateur :
Les deux méthodes recherchent des utilisateurs dans notre base de données, donc ils doivent avoir un compte au préalable. Choisis “Search with email” si tu veux être sûr de ne pas confondre des utilisateurs dans le cas où plusieurs utilisateurs ont le même pseudonyme.
Rôle demandable
Si le rôle est demandable, l'utilisateur doit postuler pour l'obtenir. Pour voir la liste des utilisateurs qui ont postulé, clique sur "request for role" dans le menu et clique sur "Give a role" pour l'attribuer ou sur "Deny" pour refuser de l'attribuer.
Voir et modifier les utilisateurs avec un rôle
Pour voir la liste des utilisateurs dans un rôle spécifique, fais défiler vers le bas jusqu'à la section "users with this role".
Depuis cette section, il est facile de retirer un utilisateur d'un rôle en cliquant sur la croix à côté du nom.
Liste des permissions
Toutes les permissions existantes sont listées ci-dessous :
| Nom | Action |
| Access to channel |
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| Access to moderation feed |
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| Access To Moderation System |
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| Access To Platform |
|
| Answer |
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| Appear In Rankings |
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| Ban User |
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| Comment on metaposts |
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| Create Events |
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| Create Private Discussion |
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| Delete Answers If Someone Has Been Flagged |
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| Delete Messages |
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| Delete own metaposts |
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| Delete Post If Someone Has been Flagged |
|
| Delete Public Messages |
|
| Delete users |
|
| Edit Answers |
|
| Edit Other Events |
|
| Like metaposts |
|
| Like products |
|
| Manage Channels |
|
| Manage Contests |
|
| Manage Roles Requests |
|
| Moderate metaposts |
|
| Pin a post |
|
| Post a metaposts |
|
| Publish Pending Questions Or Answers |
|
| Report User contents |
|
| Report Users |
|
| Schedule a post |
|
| Send chatroom Messages |
|
| Send Emails from admin |
|
| Subscribe To Events |
|
| Undelete metaposts |
|
| Update other’s metaposts |
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