Les permissions et rôles déterminent qui peut effectuer (ou non) des actions spécifiques au sein de la communauté.
Il est important de noter que le Customer Success Manager (CSM) s'occupe de mettre en place les permissions et rôles, généralement en collaboration avec tes équipes.
Définitions
Quelle est la différence entre une permission et un rôle ? Quelles sont leurs spécificités ?
Une permission détermine ce qu'un utilisateur peut voir, faire ou gérer sur la communauté.
Chaque permission a un état par défaut, qu'il est important de connaître avant de vouloir la modifier :
- Personne n'a la permission : Par exemple ici, par défaut, personne n'est autorisé à bannir un utilisateur. Tu devras déterminer qui a accès à cette fonctionnalité, comme un modérateur.
- Un groupe d'utilisateurs (ce qui peut inclure tout le monde) a la permission par défaut : Ici, tout le monde (tant ton équipe que les membres) est autorisé à commenter les publications.
Un rôle, c'est un pack de permissions que l'on peut attribuer à un utilisateur. Les rôles sont notamment utiles pour définir des rôles spécifiques (Admin, Community Manager, Modérateur,...). Il y a deux façons d'assigner un rôle :
- Rôle attribuable manuellement : Par exemple, si une nouvelle personne rejoint ton équipe, tu devras lui attribuer des droits d'admin. C'est possible en cliquant sur Give this role to a user.
- Rôle pouvant être demandé : Par exemple, si tu veux que les membres très engagés puissent demander à devenir modérateurs, tu peux rendre le rôle accessible sur candidature, puis accepter ou refuser de l'attribuer.
Créer une permission
Tu peux créer une configuration de permission dans Configuration > Permissions & Roles > Permissions.
Une configuration de permission permet de personnaliser ou délimiter plus précisément l'accès à cette permission. Pour en créer une, clique sur le bouton Add à côté de la permission choisie.
Voici les éléments configurables :
- Name : Différencie la configuration avec un nom clair
- Grant or deny : Choisis de configurer une attribution (grant) ou un refus (deny) de permission
- Targeting a role or status : Choisis un rôle ou statut pour appliquer la configuration à un segment spécifique
- Targeting one channel or all channels : Choisis un channel pour appliquer la configuration à un endroit spécifique
Si tu ne choisis pas de rôle ou statut, tu peux définir des conditions d'obtention de la permission. Les conditions sont les mêmes que pour les missions (ex : poster X fois dans un channel).
Par exemple ici, on crée une configuration spécifique de la permission "Access activity in profile".
Cette configuration permet d'empêcher les visiteurs (personnes non-connectées à la communauté) d'accéder à l'activité des membres de la communauté à partir de leur profil, peu importe dans quel channel le visiteur se trouve.
Liste des permissions
Toutes les permissions existantes sont listées ci-dessous :
| Nom | Action |
Access to channel | Voir l'entrée dans le menu des channels et voir le contenu du channel. |
Access to moderation feed | Accéder et voir le contenu de l’onglet “All posts” du channel Modération. |
Access To Moderation System |
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Access To Platform | Accéder aux contenus non restreints de la BEP. |
Answer | Pouvoir répondre à une question du chat depuis la plateforme. |
Appear In Rankings | Permet d’être compté dans le ranking afin d’apparaître dans le classement des users. Il faut créer manuellement une configuration de cette permission pour la deny aux admins. |
Ban User | Bannir ou débannir un utilisateur. |
Comment on metaposts | Commenter un post. |
Create Events |
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Create Private Discussion | Créer une conversation chat entre un ou plusieurs utilisateurs (fonctionne pour chat one to one et poster dans un chatroom). |
Delete Answers If Someone Has Been Flagged | Supprimer une réponse d’un chat uniquement flaggée depuis le channel modération. |
Delete Messages | Supprimer son propre message sur un channel chat. |
Delete own metaposts | Supprimer son propre metapost. |
Delete Post If Someone Has been Flagged | Supprimer une question d’un chat uniquement flaggée depuis le channel modération. |
Delete Public Messages | Supprimer le message de quelqu’un d’autre sur un channel chat : chatroom et one to one. |
Delete users | Possibilité de supprimer un utilisateur ainsi que tout son contenu créé depuis son profil sur la plateforme. |
Edit Answers | Éditer sa propre réponse au chat pendant 5 minutes. |
Edit Other Events | Pouvoir éditer et supprimer l’event créé par n’importe qui sur la plateforme. |
Like metaposts | Liker un metapost . |
Like products | Liker un produit depuis un channel product feed ou depuis le détail du produit. |
Manage Channels |
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Manage Contests | Voir la page “concours” dans l’admin et donc pouvoir créer, modifier, supprimer des concours. |
Manage Roles Requests | Voir et gérer les demandes de rôles. |
Moderate metaposts | Supprimer ou modifier le post de quelqu’un d’autre. |
Pin a post | Épingler un post en haut d’un channel. |
Post a metaposts | Publier un post dans la communauté. |
Publish Pending Questions Or Answers |
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Report User contents |
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Report Users | Signaler un utilisateur. |
Schedule a post | Droit de planifier les metaposts. |
Send chatroom Messages | Pouvoir envoyer un message sur les channels Chatroom. |
Send Emails from admin | Pouvoir envoyer/planifier un email depuis l’admin à tous les utilisateurs : Community Emails + Product Testing. |
Subscribe To Events | S'inscrire à un évènement. |
Undelete metaposts | Dans le channel de modération, permet de ressusciter un post qui a été supprimé. |
Update other’s metaposts | Modifier le post de n’importe quel utilisateur (les posts validés par les admins ne peuvent pas être modifiés. Il faut les invalider pour les modifier). |
Update own chatroom messages | Modifier son propre message envoyé dans un channel de type chatroom. |
Update own metapost | Modifier sa propre publication. |
Update Product Testing |
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Update Products |
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Update Roles |
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Update Settings |
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Update SEO settings on metaposts | Modifier le meta-titre et meta-description de chaque post si le channel est configuré pour le SEO. |
Update Surveys | Créer / Modifier / Supprimer un sondage. |
Update Wordings | Voir et changer les wordings dans l'admin V2. |
Upload Attachements | Télécharger des pièces jointes, pdf, images, ou vidéos sur Post/Gallery/Pairing/post Events/routine (tout metapost). |
Validate Metapost’s Comment | Droit de valider un commentaire de post ( correspond à un post résolu pour le wiki) : il est important d'activer l'option "Allow comment validation" dans la "comment configuration" du channel souhaité". |
Validate Metaposts | Droit de valider un metapost : il est important d'activer l'option "Allow post validation" dans la "post configuration" du channel souhaité. |
Validate missions | Valider les missions dans l'admin V2. |
Gérer les permissions
- Modification : Modifie le nom et/ou les conditions d'une permission déjà existante en cliquant sur Edit. Il n'est pas possible de modifier les chaînes, rôles, ou statuts associés.
- Suppression : Supprime une permission en cliquant sur Delete. Attention, si tu la supprimes, la configuration associée est perdue. Tu peux cependant la recréer si c'était une erreur.
Créer un rôle
Tu peux créer un rôle dans Configuration > Permissions & Roles > Roles en cliquant sur le bouton + Add a role.
Voici les éléments configurables :
- Name : Différencie le rôle avec un nom clair
- Icon image (optionnal) : Image associée au rôle qui s'affichera à côté du nom d'utilisateur
- Description : Précise à quoi sert ce rôle. La description ne s'affiche que dans l'e-mail.
- Role is requestable : Active cette option
pour que les utilisateurs puissent demander à obtenir ce rôle.
- Role is hidden on profile : Si cette option est activée, le rôle n'est pas visible dans le profil des membres.
- Owners are featured : Si cette option est activée, le nom du rôle sera entièrement écrit à côté du nom d'utilisateur. Si une icône a été choisie, elle s'affichera à côté du nom d'utilisateur.
- Conditions : Tu peux ajouter des conditions pour attribuer automatiquement le rôle (sauf s'il peut être demandé).
- Permissions : Choisis les permissions auxquelles ce rôle donne accès.
Gérer les rôles
- Modification : Modifie le nom, l'icône, la description et les options activables d'un rôle en cliquant sur Edit.
- Suppression : Supprime un rôle en cliquant sur Delete.
Attribuer un rôle à un utilisateur
Une fois le rôle créé, il est possible de l'attribuer aux utilisateurs manuellement ou en approuvant une demande.
- Clique sur le bouton Give this role to a user.
- Sélectionne l'une des deux options possibles pour trouver l'utilisateur concerné : grâce à son e-mail (recommandé pour ne pas confondre les utilisateurs), ou via la base de données (attention, plusieurs utilisateurs peuvent avoir un pseudonyme très similaire).
- Clique ensuite sur le bouton Add quand l'utilisateur concerné est affiché pour lui attribuer le rôle.
Tu peux voir la liste des utilisateurs qui ont postulé dans Configuration > Permissions & Roles > Requests for role. Clique sur Give role pour l'attribuer ou Deny pour refuser de l'attribuer.
Retirer un rôle à un utilisateur
Consulte la liste des utilisateurs ayant un rôle spécifique en cliquant sur Users with this role. Depuis cette section, tu peux retirer un utilisateur d'un rôle en cliquant sur la croix à côté de son nom.
Rôle demandable
Pour permettre aux utilisateurs de postuler pour obtenir un rôle, il faut tout d'abord que l'option Role is requestable soit activée .
Il est aussi nécessaire que l'option Role is hidden on profile soit désactivée .
Grâce à ces options, les utilisateurs peuvent postuler à des rôles directement depuis leur profil.
Conditionner l'accès à un canal via un rôle
Tu peux créer un canal qui n'est accessible que si l'utilisateur a demandé à obtenir un rôle et s'il lui a été attribué. Voici comment le configurer :
- Suis la procédure de création de rôle
- Active l'option Role is requestable
- Ajoute une permission Access to Channel et choisis Permission dans Permission or deny?
- Dans le champ suivant, sélectionne le canal spécifique que tu veux restreindre
Lorsque les utilisateurs voient le channel dans le menu, il peut être visible ou limité.
Le membre peut cliquer sur "Apply to the role" pour demander directement le rôle nécessaire pour accéder à ce channel.
Une fois la demande de rôle d’un utilisateur approuvée, il aura accès au channel.
Exporter les rôles
Tu peux exporter la liste des utilisateurs ayant un rôle et leurs détails en te rendant dans Statistics > Users :
- Clique sur
Fields puis coche le filtre
Roles
- Une fois que la colonne Roles s'ajoute au tableau, clique sur les filtres
- Sélectionne le rôle souhaité (par exemple Admin) puis clique sur Apply en bas de la liste du filtre
- Tu peux exporter la liste de tous les utilisateurs avec ce rôle en cliquant sur le bouton Export