Les événements sont un excellent moyen d'engager et de connecter ta communauté, permettant aux membres d'interagir, d'apprendre et de partager des expériences.
Les événements peuvent être créés uniquement via la plateforme communautaire, pas dans le back-end. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les admins qui ont la permission "Create events".
Pré-paramétrages
Chaîne dédiée aux événements
Il faut premièrement s'assurer d'avoir une chaîne dédiée aux événements déjà configurée dans le back-end. Les événements sont affichés dans cette chaîne de la communauté sous forme de cartes attrayantes avec une bannière, mettant en valeur le titre, la date, l'heure et une brève description. Les membres pourront facilement retrouver les événements et s'y inscrire.
Les événements terminés apparaissent toujours sur la chaîne et peuvent également comporter un lien de rediffusion pour un accès facile aux sessions enregistrées.
Thèmes et catégories
Avant de créer un événement sur la communauté, certaines préparations sont nécessaires dans le back-end. Dans Animation > Events, tu devras configurer deux éléments fondamentaux pour tes événements :
> Thèmes : Décide des principaux sujets que tes événements aborderont (ex : Mode, Beauté, Déco).
> Catégories : Choisis le format que tes événements prendront (ex : Questions/Réponses, Webinaire ou Masterclass).
Pour les créer, clique sur le bouton "+Add a theme" ou "+Add a category". Renseigne le nom dans le champ "Label" puis sélectionne s'il s'agit d'un thème ou d'une catégorie. Attention, tu ne peux pas sélectionner les deux.
Une fois configurés, crée l'événement sur la plateforme communautaire, offrant une expérience structurée et organisée pour tes membres. Tu peux ensuite les modifier ou supprimer dans la liste en cliquant sur "Update" ou "Delete".
Créer un événement
- Depuis la plateforme communautaire, sur la chaîne d'événements, clique sur "Add an event".
- Renseigne ensuite les informations et détails de ton événement, avant de cliquer sur "Publier".
Quelques points à savoir :
- Online : Organise des événements virtuels en fournissant un lien pour que les utilisateurs rejoignent. Si tu prévois d'offrir une rediffusion, renseigne également le lien de rediffusion.
- Lieu : Pour les événements en personne, spécifie les détails de l'emplacement, y compris l'adresse et d'autres informations pertinentes.
- Capacité : S'il n'y a pas de limite de participation, entre "0" pour indiquer une capacité illimitée.
Définir le fuseau horaire de l'événement
Lorsqu'on sélectionne une ville correspondant à un fuseau horaire (par exemple, Europe/Paris), la plateforme ajuste automatiquement l'heure en fonction des changements saisonniers.
Exemple concret :
| Date | Action | Fuseau horaire affiché |
|---|---|---|
| Le 20 mars | Tu crées un événement, avec une date de début fixée au 3 avril à 18h. | Tu as sélectionné le fuseau horaire Europe/Paris (GMT+1). |
| Le 31 mars | Paris passe à l'heure d'été. | Le fuseau horaire de Paris passe de (GMT+1) à (GMT+2). |
| Le 1er avril | L'événement s'affiche automatiquement en heure locale actualisée, soit le 3 avril à 18h, en s'adaptant au passage à l'heure d'été. | Le fuseau horaire est automatiquement mis à jour à Europe/Paris (GMT+2). |
Erreur à éviter :
- Évite de choisir UTC (GMT+0) : UTC ne suit pas les changements d'heure saisonniers. Le système reste alors bloqué en GMT+0, même après le passage à l'heure d'été.
- Conséquence : L'événement s'affiche avec une heure incorrecte, nécessitant une mise à jour manuelle après le changement d'heure.
En résumé, la bonne façon de choisir un fuseau horaire est de sélectionner une ville (comme Europe/Paris ou Europe/Madrid) plutôt qu'un fuseau fixe comme UTC (GMT+0).
Rediffusion des événements
Tu peux afficher une rediffusion de l'événement pour les membres de ta communauté si nécessaire. La rediffusion doit être hébergée de ton côté ou sur la plateforme de ton choix (par exemple, YouTube).
Si tu n'es pas le créateur de l'événement, tu dois avoir la permission “Edit other events” pour le faire.
- Dans l'événement terminé de ton choix, clique sur le bouton “Editer”.
- Copie et colle l'URL de rediffusion dans la section correspondante "URL du replay".
- N'oublie pas de sauvegarder ta mise à jour.
Emails associés aux événements
L'envoi d'emails pour les événements fonctionne de plusieurs manières :
- Confirmation d'inscription à l'événement : Un email est automatiquement envoyé lors de l'inscription à l'événement sur la plateforme communautaire.
- Rappels d'événement : Deux emails de rappel sont envoyés avant le début de l'événement - un 24 heures avant et un autre 1 heure avant le début de l'événement.
- Annulation d'événement : Si un événement est annulé, un email est envoyé pour informer les participants inscrits de ce changement.
Ces emails sont générés directement par le Back-office et sont automatiquement envoyés lors d'actions spécifiques effectuées par l'utilisateur, telles que l'inscription à un événement ou lorsque d'autres utilisateurs interagissent avec eux.
Tu peux gérer ces emails dans Config > Look & feel > Emails.
- Sélectionne le bon email dans le menu déroulant en haut à droite.
- Tu peux cocher ou décocher des cases pour activer ou désactiver les emails respectivement.
- Il est aussi possible de tester l'email si nécessaire.
- N'oublie pas de sauvegarder les modifications.
Inscription à un événement
Il n'y a pas de limite de temps pour s'inscrire à un événement. Tant que l'événement est ouvert, les utilisateurs peuvent s'inscrire, même après son début, à condition qu'il reste des places disponibles ou qu'il n'y ait pas de limite sur le nombre de participants.
De plus, les utilisateurs peuvent annuler leur inscription jusqu'à 24 heures avant le début de l'événement. Passé ce délai, l'annulation ne sera plus possible.
👉🏼 Si tu es le créateur de l’événement, tu ne peux pas t’y inscrire, car tu es déjà considéré comme participant(e).