Anime ta communauté et crée des liens grâce à des événements, pour permettre aux membres d'échanger, d'apprendre et de partager leurs expériences.
Les événements sont créés directement depuis la communauté. Le back-office permet de configurer les thèmes et les catégories, et d'accéder à la liste des événements ainsi qu'à l'export des participants.
Comprendre les événements
Un événement est un rassemblement organisé pour ta communauté. Tu peux par exemple organiser un atelier, une session de questions-réponses, une rencontre en magasin ou un webinaire produit.
Un événement peut être :
- En ligne, avec un lien de connexion pour les membres inscrits.
- En présentiel, avec une adresse affichée sur une carte.
Chaque événement comprend : un titre, un thème, une catégorie, une date de début, une date de fin, un fuseau horaire, un format, une capacité, une image et une description.
Les membres peuvent parcourir les événements, s'inscrire ou se désinscrire, consulter la liste des participants et commenter sur la page de l'événement.
Préréglages
- Un admin doit avoir préalablement configuré au moins un channel Events dans le back-office.
- Les admins doivent avoir la permission Edit other events pour modifier ou supprimer les événements créés par un autre collègue.
- Pour voir le bouton Ajouter un évènement, tu dois disposer de la permission Create events.
- Les membres doivent disposer de la permission Subscribe to Events pour s'inscrire à un événement.
Configurer les channels d'événements
Les événements sont affichés dans des channels dédiés. Découvre comment configurer un channel Events.
Les cartes d'événement affichent la bannière, le titre, la date et l'heure, le thème, la catégorie, le lieu, le nombre de participants et le statut. Les membres peuvent facilement trouver des événements et s'y inscrire.
Les événements terminés restent affichés dans le channel et peuvent inclure un lien vers un replay pour faciliter l'accès aux sessions enregistrées. Lorsqu'un replay est disponible, les membres peuvent y accéder depuis la page de l'événement.
Tu peux créer plusieurs channels Events et en restreindre l'accès avec la permission Access to channel.
Configurer les thèmes et les catégories
Les thèmes et les catégories aident les membres à trouver et à filtrer les événements. Configure-les avant de créer ton premier événement.
- Dans le back-office, accède à Animation > Events > Themes.
- Clique sur Add a theme.
- Saisis un libellé.
- Enregistre tes modifications.
Les thèmes peuvent correspondre aux principaux sujets abordés lors de tes événements (par exemple : beauté, bien-être, décoration intérieure, nouveau produit).
- Dans le back-office, accède à Animation > Events > Categories.
- Clique sur Add a category.
- Saisis un libellé.
- Enregistre tes modifications.
Les catégories peuvent correspondre au format de tes événements (par exemple : questions-réponses, masterclass, atelier, rencontre).
Une valeur peut être configurée soit comme thème, soit comme catégorie. Elle ne peut pas être les deux.
Tu peux modifier ou supprimer un thème ou une catégorie existant depuis la liste correspondante, en cliquant sur les boutons Edit ou Delete.
Créer un événement
- Ouvre directement le channel Events dans la communauté, pas dans le back-office, puis clique sur Ajouter un évènement.
- Complète le formulaire de l'événement (chaque section est détaillée ci-dessous).
- Clique sur Sauvegarder comme brouillon ou Publier.
Sauvegarder comme brouillon : visible uniquement par son créateur et modifiable à tout moment.
Publier : l'événement devient immédiatement visible dans le canal.
Détail des sections du formulaire
Le nom affiché sur la carte de l'événement, la page de l'événement et dans les notifications.
Un thème sélectionné dans la liste configurée dans le back-office (par exemple : beauté, bien-être, décoration intérieure, nouveau produit).
Les dates et les heures déterminent si l'événement est à venir, en cours ou passé. La date de fin ne peut pas être antérieure à la date de début.
Le fuseau horaire est utilisé pour afficher correctement l'heure de l'événement. Lorsque tu sélectionnes un fuseau horaire basé sur une ville, par exemple Europe/Paris, la plateforme ajuste automatiquement l'heure en fonction des changements saisonniers.
Évite de sélectionner UTC (GMT+0) : ce fuseau ne tient pas compte des changements saisonniers. Le système restera fixé sur GMT+0, même après le passage à l'heure d'été. L'événement sera affiché avec une heure incorrecte et nécessitera une mise à jour manuelle après le changement d'heure.
Exemple :
| Date | Action | Fuseau horaire affiché |
|---|---|---|
| 20 mars | Tu crées un événement dont la date de début est fixée au 3 avril à 18 h. | Fuseau horaire sélectionné : Europe/Paris (GMT+1). |
| 31 mars | Paris passe à l'heure d'été. | Le fuseau horaire de Paris passe de (GMT+1) à (GMT+2). |
| 1er avril | L'événement est automatiquement affiché à l'heure locale mise à jour, c'est-à-dire le 3 avril à 18 h, en tenant compte du passage à l'heure d'été. | Le fuseau horaire est automatiquement mis à jour vers Europe/Paris (GMT+2). |
Sélectionne En ligne ou En présentiel.
- En ligne : organise des événements virtuels en indiquant le nom de la plateforme et un lien de connexion, par exemple Instagram Live, Zoom ou Teams.
- Lieu : pour les événements en présentiel, indique les informations relatives au lieu, notamment l'adresse et toute autre information utile. L'adresse sera affichée sur une carte.
Ce champ est facultatif. Tu peux ajouter un lien vers un replay après la fin de l'événement. Le replay doit être hébergé de ton côté ou sur la plateforme de ton choix, comme YouTube.
- Ouvre l'événement terminé et clique sur Modifier.
- Colle le lien de la vidéo dans le champ URL du replay.
- Enregistre tes modifications.
Si tu n'as pas créé l'événement, tu dois disposer de la permission Edit other events pour ajouter ou mettre à jour le lien du replay.
Capacité : indique le nombre maximum de places. Saisis 0 pour indiquer une capacité illimitée.
Accompagnants : cette option est désactivée par défaut. Elle permet à un membre inscrit d'inviter des personnes, comme des membres de sa famille, des amis ou des collègues :
- Active l'option Autoriser les accompagnants.
- Indique le nombre maximum d'accompagnants par membre.
- Enregistre ou publie l'événement.
Chaque accompagnant utilise une place supplémentaire. Le nombre de participants comprend donc les membres inscrits et leurs accompagnants. Par exemple, si 40 membres s'inscrivent avec un total de 10 accompagnants, l'événement compte 50 participants.
S'il n'y a pas suffisamment de places pour le nombre d'accompagnants demandé, le membre ne peut pas finaliser son inscription. La page de l'événement affiche le nombre de places restantes. Un membre inscrit voit le nombre d'accompagnants associés à son inscription, par exemple Vous êtes inscrit(e) (+2).
Le nombre maximum doit être un nombre entier supérieur ou égal à 1. Il est défini sur 1 par défaut lorsque l'option est activée. Tu peux modifier les paramètres relatifs aux accompagnants pour un événement à l'état de brouillon ou publié :
- Si tu réduis le nombre maximum d'accompagnants en dessous du nombre déjà utilisé par certains membres, la plateforme affiche un avertissement. Tu peux confirmer la modification.
- Si tu réduis la capacité totale de l'événement en dessous du nombre de places déjà occupées par les membres et leurs accompagnants, la modification est bloquée.
Une catégorie sélectionnée dans la liste configurée dans le back-office (par exemple : questions-réponses, masterclass, atelier, rencontre).
- L'image affichée sur la carte de l'événement et en haut de la page de l'événement.
- La description est affichée sur la page de l'événement et permet d'ajouter des informations sur l'événement. La mise en forme du texte est disponible.
Tous les champs sont obligatoires pour publier un événement, à l'exception du lien du replay.
Gérer les événements
Dans Animation > Events > Overview, les administrateurs trouvent la liste de tous les événements créés sur la plateforme, quel que soit leur channel. Ils peuvent rechercher un événement grâce à la barre de recherche.
La liste affiche du plus récent au plus ancien : l'identifiant de l'événement, son titre, ses dates, sa catégorie et le nombre de participants. Le nombre de participants comprend les membres inscrits et leurs accompagnants.
Envoyer des e-mails liés aux événements
La plateforme peut envoyer automatiquement les e-mails suivants aux membres inscrits :
- Confirmation d'inscription après l'inscription d'un membre.
- Rappels de l'événement vingt-quatre heures et une heure avant le début de l'événement.
- Annulation de l'événement lorsqu'un événement est annulé.
Tu peux gérer ces e-mails depuis Configuration > Look & feel > Emails.
- Sélectionne l'e-mail dans le menu déroulant.
(EventConfirmationRegister, EventReminder24Hours, EventReminder1Hour ou EventDelete) - Active ou désactive l'e-mail grâce au bouton d'activation.
- Envoie un e-mail de test si nécessaire.
- Enregistre tes modifications.
Exporter les participants
Dans la liste des événements, clique sur Export participants pour l'événement concerné. Tu téléchargeras un fichier CSV comprenant :
- L'identifiant du membre
- Le pseudonyme
- L'adresse e-mail
- Le nombre d'accompagnants
L'export des participants remplace l'ancien rapport Power BI Registration list. Chaque export crée une entrée dans les journaux du back-office à des fins de traçabilité.
Comprendre les statuts des événements
- Brouillon : l'événement a été enregistré, mais n'a pas été publié. Il est visible uniquement par son créateur.
- À venir : l'événement a été publié et sa date de début n'a pas encore été atteinte.
- En cours : la date et l'heure actuelles se situent entre les dates de début et de fin de l'événement.
- Passé : la date de fin de l'événement est dépassée.
- Complet : la capacité maximale de l'événement est atteinte.
- Replay disponible : l'événement est passé et un lien vers un replay a été ajouté.
S'inscrire à un événement
Les membres connectés qui disposent de la permission Subscribe to Events peuvent s'inscrire à un événement à venir.
Si tu es le créateur de l'événement, tu ne peux pas t'inscrire à ton propre événement, car tu es déjà considéré comme un participant.
Champs obligatoires lors de l'inscription à un événement
Lorsqu'un membre s'inscrit à un événement, le formulaire de confirmation d'inscription lui demande son prénom et son nom. Ces deux champs sont obligatoires pour finaliser l'inscription.
Les champs sont préremplis avec les informations utilisées lors d'une précédente inscription à un événement. Les membres peuvent :
- Modifier ces informations avant de confirmer une nouvelle inscription ou depuis une inscription existante, jusqu'au début de l'événement.
- Modifier leur prénom et leur nom depuis leur profil.
- Annuler le processus d'inscription au lieu de renseigner leur prénom et leur nom s'ils ne le souhaitent pas. L'inscription n'est créée que lorsque le formulaire est confirmé.
Statut de l'inscription
Le bouton d'inscription varie selon le statut et la capacité de l'événement :
- S'inscrire permet à un membre de s'inscrire.
- Se désinscrire permet à un membre inscrit d'annuler son inscription.
- Complet s'affiche lorsque la capacité maximale est atteinte.
- Voir le replay remplace le bouton d'inscription après l'événement lorsque le lien du replay est disponible.
La page de l'événement affiche le nombre de participants inscrits ainsi qu'un aperçu de leur photo de profil. Les membres peuvent ouvrir la liste complète des participants lorsqu'elle est disponible.
S'inscrire avec des accompagnants
Lorsque les accompagnants sont autorisés, le formulaire d'inscription affiche le nombre maximum d'accompagnants configuré pour l'événement. Les membres peuvent sélectionner le nombre d'accompagnants qu'ils souhaitent y inviter.
En réduisant le nombre d'accompagnants, les accompagnants portant les numéros les plus élevés sont supprimés en premier. Par exemple, si le nombre passe de trois à deux, l'accompagnant numéro trois est supprimé et les accompagnants numéros un et deux sont conservés.
Modifier ou annuler une inscription
Les membres peuvent modifier leurs informations et celles de leurs accompagnants jusqu'au début de l'événement.
Si un membre annule son inscription, ses accompagnants sont supprimés de l'événement et du nombre de participants.
Bonnes pratiques
- Vérifie la date de début, la date de fin et le fuseau horaire avant de publier.
- Utilise des thèmes et des catégories cohérents pour faciliter le filtrage.
- Ajoute le lien du replay peu après l'événement.
- Définis la capacité en fonction de la taille de la salle ou de la capacité de connexion en ligne.
- Si les accompagnants sont autorisés, tiens compte de leur nombre lorsque tu définis la capacité de l'événement.
- Utilise les intégrations des événements : homecards, post, mission, weekly digest e-mail, etc.